Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
I. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
Frankfurter Sportclub Sachsenhausen Forsthausstraße e. V., Kennedyallee 129, 60596 Frankfurt am Main, vertreten durch den Vorstand; E-Mail: vorstand@sportclub-safo.de.
II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutz@sportclub-safo.de
III. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und ggf. an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt. Konkret erheben und nutzen wir folgende Daten-
1. Mitgliedschaft und Mitgliederverwaltung
a. Im Rahmen der Mitgliedschaft werden vom Verein folgende Daten erhoben:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsdatum
iii. aktuelle Adresse (Straße, PLZ und Wohnort)
iv. E-Mail-Adresse (ggfs. auch eines Erziehungsberechtigten)
v. Telefonnummer
vi. IBAN, BIC und Bankinstitut
vii. Abteilung
viii. Art der Mitgliedschaft (Sparte, aktiv oder passiv)
Diese Informationen werden in Papierform archiviert und in digitaler Form innerhalb einer Vereinsverwaltungs-Software des Vereins gespeichert.
b. Zugriff auf die Mitgliederdaten haben die Mitglieder des Vorstandes sowie vom Vorstand beauftragte Personen im Rahmen ihrer Vereinstätigkeit. Die Personen wurden über das Datengeheimnis aufgeklärt und verpflichtet, dieses einzuhalten.
2. Sportbetrieb
a. Als Mitglied von übergeordneten Verbänden, wie Hessischer Hockeyverband, Hessischer Landessportverband (HLSV), Deutscher Hockeybund, Deutscher Tennisbund, Hessischer Tennisverband, etc. ist der Verein verpflichtet, jährlich seine Mitgliederzahlen an die Verbände zu melden.
b. Von allen Mitgliedern wird übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsjahr
c. Von Mitgliedern des Vorstandes sowie weiteren Funktionsträgern werden weiterführende Daten übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. E-Mail-Adresse
iii. Telefonnummer)
iv. Funktion im Verein
d. Von lizenzierten Trainern und Übungsleitern werden für den jährlichen Zuschussantrag für die Sportbetriebs- und Vereinspauschale an den HLSV und die Stadt Frankfurt übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. Verein
iii. Lizenznummer und Gültigkeitsdauer
e. Zur Teilnahme am Punktspielbetrieb der Abteilung Hockey wird ein Spielerpass benötigt. Zur Beantragung werden folgende Daten an den entsprechenden Verband übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsdatum
iii. Nationalität
iv. Passfoto
v. Kopie oder Scan der Geburtsurkunde
f. Bei den einzelnen Punktspielen in der Abteilung Hockey muss ein Spielberichtsbogen entweder in Papier- oder digitaler Form ausgefüllt und an den Verband geschickt werden. Hierzu werden von jedem Spieler folgende Daten übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsdatum
iii. Spielerpassnummer
g. Zur Teilnahme am Punktspielbetrieb der Abteilung Tennis werden folgende Daten des Spielers an den entsprechenden Verband gemeldet:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsdatum
iii. Nationalität
iv. aktuelle Adresse (Straße, PLZ und Wohnort)
v. E-Mail-Adresse (ggfs. auch eines Erziehungsberechtigten)
h. Bei den einzelnen Punktspielen in der Abteilung Tennis muss ein Spielberichtsbogen entweder in Papier- oder digitaler Form ausgefüllt und an den Verband geschickt werden. Hierzu werden von jedem Spieler folgende Daten übermittelt:
i. Vorname und Name
ii. Geburtsdatum
iii. ID-Nummer des Verbands
- Insbesondere bei weiterführenden Meisterschaften kann der jeweilige Verband auch Bilder der Mannschaft und/oder der Veranstaltung veröffentlichen.
j. Zur Organisation des Spielbetriebs können von den Trainern oder Betreuern weitere Listen in elektronischer oder Papierform geführt werden.
3. Besondere Tätigkeiten
a. Um den Sportbetrieb in der Abteilung Hockey zu organisieren, nutzt der Verein das Online-Portal „Teamsystems“. Hierzu werden folgende Daten des Mitglieds gespeichert:
i. Vorname und Name
ii. Aktuelle Adresse (Straße, PLZ und Wohnort)
iii. Geburtsdatum
iv. E-Mail-Adresse (ggfs. auch eines Erziehungsberechtigten)
v. Telefonnummer
b. Zugriff auf die Daten in Teamsystems haben die Trainer und Betreuer des Vereins sowie die Teammanager der einzelnen Mannschaften. Die Personen wurden über das Datengeheimnis aufgeklärt und sind verpflichtet, dieses einzuhalten.
c. Buchungen für die Tennishalle und der Tennisaußenplätze werden über ein Online-Buchungsportal getätigt. Hierbei steht das Buchungsportal sowohl Mitgliedern als auch Gästen zur Verfügung. Hierzu werden folgende Daten des Nutzers erfasst:
i. Vorname und Name
ii. aktuelle Adresse (Straße, PLZ und Wohnort)
iii. Geburtsdatum
iv. E-Mail-Adresse
v. Telefonnummer
vi. IBAN, BIC und Bankinstitut
d. Zugriff auf die Daten im Buchungsportal haben die Mitglieder des Vorstandes sowie vom Vorstand beauftragte Personen im Rahmen ihrer Vereinstätigkeit. Die Personen wurden über das Datengeheimnis aufgeklärt und verpflichtet, dieses einzuhalten.
4. Veröffentlichungen und Pressearbeit
a. Die Mitglieder des Vorstandes und die Trainer, Co-Trainer und Betreuer der einzelnen Mannschaften werden mit Namen, Vornamen, Telefonnummer und Email-Adresse auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
b. Der Vorstand wird mit Vornamen und Namen im Impressum der Internetseite und im offiziellen Email-Verkehr angegeben.
c. Es können Berichte und Bilder von Spielen, dem Vereinsleben und Aktivitäten auf der Internetseite des Vereins (www.sportclub-safo.de) sowie der offiziellen Social Media Plattformen des Vereins (Facebook, Instagram, etc.) veröffentlicht werden.
d. Im begründeten Einzelfall kann die Löschung einzelner Bilder von der Internetseite oder die Unkenntlichmachung von Personen auf Bildern über das Sekretariat (info@sprtclub-safo.de) beantragt werden.
IV. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.
V. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
VI. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
– das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
– das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
– das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
– das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
– das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
– das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
– das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
– das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
VII. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.
Präambel
Der Frankfurter Sportclub Sachsenhausen Forsthausstraße e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten teilweise im Internet auf der eigenen Homepage veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt, sofern dies der vereinszweck erfordert (Mannschaftsmeldungen, Verbandstätigkeit, Turniermeldungen, etc.). In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert, diese sind insbesondere.- Mitglieder
– Trainer, Übungsleiter
– Betreuer / Eltern (im Fall minderjähriger Mitglieder)
– Kursteilnehmer und deren Eltern (im Fall minderjähriger Mitglieder), insbesondere Ballschulteilnehmer
– Schul- und Kindergartenkinder bei AGs/Sportprojekten
– Mitarbeiter
– Kontakte (Verbände, Stadt, Hauptverein, Sponsoren, etc. - Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Passnummern, Verbandsdaten (Hockey-ID, etc.).
- Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startberechtigung, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
- Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
- Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
- Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Mitarbeiter der Geschäftsstelle, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Trainer bzw. Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort allgemeine Verwaltung zugeordnet (sofern eine solche Ressortzuständigkeit eingerichtet ist), soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen ist das Clubsekretariat zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
- Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
- Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts sowie ein Teamverwaltungs- und Kommunikations-System (Teamsystems) ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
- Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen (künftig mindestens 20 Personen) ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
- Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
- Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
- Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 10. September 2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
